Chứng thực chữ ký – lựa chọn thay thế một số xác nhận của Ủy ban nhân dân

Lần trước tôi đã có bài viết: Lưu ý khi xin xác nhận tại UBND cấp xã (xã, phường, thị trấn) Bài viết đã nhận được khá nhiều sự quan tâm và câu hỏi của các bạn. Bài viết đó tôi chủ yếu viết tập trung và dành cho những xác nhận có vẻ hơi phức tạp, đó là các xác nhận về nhân thân (quan hệ hôn nhân, vợ chồng, quan hệ cha mẹ con, anh chị em…), các xác nhận về nội dung với mục đích chính là công chứng các giao dịch liên quan đến nhà, đất và tài sản.

Tuy nhiên, sau khi đọc và trả lời một số câu hỏi của các bạn gửi về, kể cả bình luận công khai hoặc liên hệ tư vấn riêng, thì tôi nhận ra rằng, cũng có khá nhiều bạn quan tâm đến việc xác nhận các giấy tờ cơ bản như Sơ yếu lý lịch, xác nhận nhận sự, nhân thân, hạnh kiểm rồi có thể cả Bản cam kết cho công ty nữa. Bài viết hôm nay tôi sẽ nói cụ thể hơn về việc xác nhận các loại giấy tờ này.

Sở dĩ tôi không định viết về việc xác nhận các giấy tờ nêu trên vì nghĩ rằng nó rất đơn giản, ai cũng có thể biết làm và xác nhận được. Nhưng qua các câu hỏi của nhiều bạn tôi thấy rằng đúng là việc xác nhận tưởng là đơn giản mà thực ra cũng gây một chút khó khăn cho các bạn.

Trước tiên là về Sơ yếu lý lịch

Sơ yếu lý lịch là một loại giấy tờ rất phổ biến và được dùng cho nhiều mục đích khác nhau như đi học, đi làm, đi xin việc..v..v…

Nội dung Sơ yếu lý lịch thì bạn cũng đã biết rồi, bao gồm tất cả các thông tin cá nhân, thông tin của những người thân thích như cha, mẹ, vợ, chồng, con, anh chị em…v..v.., thông tin về quá trình học tập và làm việc. Và đã là sơ yếu lý lịch thì kiểu gì cũng phải có xác nhận của chính quyền địa phương, cụ thể là UBND phường, xã. Đó là suy nghĩ rất thông thường và phổ biến của bất kỳ ai khi cần xác nhận sơ yếu lý lịch.

Tuy nhiên nếu bạn để ý kỹ hơn 1 chút thì khi UBND phường, xã xác nhận và đóng dấu vào Sơ yếu lý lịch cho bạn, thì họ chỉ xác nhận nội dung phổ biến là: UBND phường X xác nhận ông Nguyễn Văn A có hộ khẩu thường trú tại phường X

Tôi có thể đảm bảo chắc chắn với bạn rằng không có một UBND phường xã nào xác nhận nội dung sơ yếu lý lịch cho bạn (như xác nhận nội dung bạn khai là đúng sự thật chẳng hạn), và thực ra thì họ cũng không đủ khả năng và thẩm quyền xác nhận việc đó.

Mà như bạn thấy đấy, để xác nhận bạn có hộ khẩu thường trú tại phường X, thì bạn chỉ cần cầm theo bản sao sổ hộ khẩu là xong. Vậy mà để lấy được nội dung xác nhận dường như là không có ý nghĩa mấy vào Sơ yếu lý lịch, có khi bạn đang ở rất xa cũng phải về tận quê chỉ để xin xác nhận nội dung này. Bởi lẽ theo quy định chỉ có UBND nơi bạn đăng ký hộ khẩu thường trú mới có thẩm quyền xác nhận bạn thường trú tại đó.

Thực ra, những nơi bạn nộp sơ yếu lý lịch có khi họ chỉ cần thấy con dấu của UBND hoặc 1 cơ quan nào đó có thẩm quyền để chứng thực vào sơ yếu lý lịch của bạn để chứng minh rằng đúng là bạn đã tự khai và tự chịu trách nhiệm với những nội dung đó, hoặc có khi họ chỉ cần nhìn thấy dấu đỏ cho yên tâm hơn mà thôi.

Vì vậy, bạn hãy lựa chọn 1 trong các cách dưới đây, cách nào mà bạn thấy thuận tiện nhất cho bạn, để việc xác nhận sơ yếu lý lịch đơn giản và vui vẻ hơn:

1. Ra UBND phường, xã nơi bạn có hộ khẩu thường trú để xác nhận

Cách này thì khỏi phải nói rồi, bạn chỉ cần mang hộ khẩu và CMND ra UBND nơi bạn đăng ký hộ khẩu thường trú kèm với Sơ yếu lý lịch bạn đã khai đầy đủ và đề nghị họ xác nhận vào đó cho bạn.

2. Ra bất kỳ UBND phường, xã nào để xác nhận

Bạn đừng ngạc nhiên về điều này, đây gọi là phương pháp chứng thực chữ ký. Có nghĩa là UBND phường, xã sẽ chứng thực vào Sơ yếu lý lịch của bạn là đúng là bạn đã ký trước mặt họ, và chữ ký đó là chữ ký của bạn. Việc này thì bất cứ UBND phường, xã nào cũng có thẩm quyền làm và cũng đều làm được cho bạn.

Tuy nhiên để thực hiện cách này thì bạn lưu ý, khi ra UBND phường, xã bạn đừng nói rằng xác nhận hoặc chứng thực SYLL cho bạn, bởi vì chỉ cần nghe vậy thôi là họ sẽ ngay lập tức hướng dẫn bạn về UBND phường, xã nơi bạn có hộ khẩu thường trú để mà xác nhận. Bạn hãy nói là bạn muốn chứng thực chữ ký của bạn trong SYLL, nói vậy bạn sẽ dễ dàng và thuận tiện hơn để lấy được xác nhận của UBND.

3. Ra bất kỳ Văn phòng công chứng nào để xác nhận

Nếu như bạn không thể thực hiện 1 trong 2 cách trên, hoặc ngay từ đầu bạn cũng có thể lựa chọn việc chứng thực chữ ký tại các Văn phòng công chứng. Các Văn phòng công chứng hiện nay đều có thẩm quyền chứng thực chữ ký và bạn chỉ cần mang SYLL ra là họ sẽ biết phải làm gì cho bạn, ngoài ra họ sẽ còn tư vấn thêm cho bạn cách làm, bạn sẽ lấy được ngay mà không cần phải đợi sang ngày khác. Tất nhiên lệ phí chứng thực ở VPCC sẽ cao hơn ở UBND phường, xã.

Như vậy sau khi đọc những nội dung trên, bạn có thấy việc xác nhận sơ yếu lý lịch đơn giản hơn không  ?

Xem thêm:

• Lưu ý khi xin xác nhận tại UBND cấp xã

Loại giấy tờ thứ 2 mà nhiều bạn cũng quan tâm đó là Giấy xác nhận nhân thân / nhân sự / hạnh kiểm

Tuy tên gọi khác nhau nhưng đó là cùng 1 loại giấy với cùng nội dung và mục đích đó là xác nhận việc bạn chấp hành quy định của pháp luật tại địa phương như thế nào và có tiền án, tiền sự hay không.

Trong luật không có quy định về loại giấy tờ này mà đây chỉ là một loại giấy tờ để thay thế cho việc xin lý lịch tư pháp, giúp bạn có thể xác nhận một cách đơn giản và nhanh chóng hơn so với việc xin lý lịch tư pháp. Giấy xác nhận nhân thân / nhân sự / hạnh kiểm chỉ được sử dụng tại một số cơ quan, đơn vị, tổ chức nhất định và hoàn toàn không thay thế được lý lịch tư pháp.

Để xin xác nhận loại giấy này thì cũng khá đơn giản và chỉ có 1 cách duy nhất đó là bạn đến cơ quan công an phường, xã nơi bạn đăng ký hộ khẩu thường trú, mang CMND và hộ khẩu theo, chuẩn bị thêm ảnh 3×4 và 4×6. Cơ quan công an đã có sẵn mẫu hoặc bạn cũng có thể tải mẫu trên mạng. Sau khi điền xong thì cơ quan công an sẽ xác nhận cho bạn.

Các giấy tờ, văn bản khác yêu cầu bạn cần xác nhận của UBND, chính quyền địa phương

Ngoài 2 loai giấy tờ phổ biến trên thì đôi khi bạn sẽ gặp một số giấy tờ mà một cơ quan, tổ chức, đơn vị nào đó yêu cầu bạn phải có xác nhận của địa phương, chẳng hạn như: Bản cam kết làm việc lâu dài tại công ty, một loại đơn xác nhận với nội dung nào đó..v..v..

Những loai giấy tờ này gần như chắc chắn không có UBND nào xác nhận cho bạn và nó có thể khiến bạn khá bối rối. Tôi sẽ không bàn đến việc yêu cầu xác nhận loại giấy tờ, văn bản đó là đúng quy định hay chưa, tuy nhiên nếu bạn gặp phải trường hợp như vậy, thì cách đơn giản nhất đó là bạn hãy đi chứng thực chữ ký. Nhắc đến chứng thực chữ ký, chắc hẳn bạn vẫn chưa quên 2 phương án tôi đã nêu ở phần Sơ yếu lý lịch nêu trên. Bạn có thể lựa chọn 1 trong 2, tuy nhiên nếu bạn muốn nhanh, gọn, đơn giản thì hãy ra Văn phòng công chứng nhé.

Có nhờ người khác xác nhận hộ được không?

Một điều cuối cùng mà có lẽ cũng khá nhiều bạn quan tâm, đó là việc xác nhận như vậy có thể nhờ người khác đi làm hộ mình được không, chẳng hạn nhờ bố, mẹ, vợ, chồng, anh chị em..v..v.. Thực ra thì nguyên tắc chung là bạn phải tự đi xác nhận, nếu không thì phải có ủy quyền. Tuy nhiên với những loại giấy tờ như vậy thì thực tế một số UBND, cơ quan hành chính vẫn có thể linh động chấp nhận để người thân của bạn đi xác nhận thay cho bạn, nhưng cũng phải chứng minh được mối quan hệ thân thích với bạn. Vì vậy, nếu không đi được thì bạn cứ nhờ người thân đi làm hộ, sau đó nếu không được thì sắp xếp thời gian để tự đi làm thôi  ?

Đó là một số thông tin và trao đổi của tôi về việc chứng thực các giấy tờ phổ biến như Sơ yếu lý lịch hay Giấy xác nhận nhân thân. Hy vọng sau khi đọc xong bài viết này bạn sẽ không còn thấy khó khăn hay rắc rối khi phải đi xác nhận các giấy tờ đơn giản trên nữa.

Cuối cùng, nếu bạn cần các văn bản quy định liên quan đến các loại xác nhận cơ bản của UBND, thì bạn có thể tải về miễn phí bộ văn bản pháp luật dưới đây.

Bộ văn bản này bao gồm 3 văn bản: Luật hộ tịch 2014, Nghị định số 123/2015/NĐ-CP, Thông tư số 15/2015/TT-BTP quy định chi tiết Luật Hộ tịch và Thông tư 226/2016/TT-BTC về phí chứng thực. Bộ văn bản này bao gồm gần như toàn bộ các quy định liên quan đến các loại xác nhận cơ bản của UBND các cấp, đăng ký khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn, xác nhận tình trạng hôn nhân..v..v.. và Toàn bộ các mẫu tờ khai có liên quan, tất cả đều là file word dạng *.doc. Đây có thể coi là cẩm nang cho bạn khi cần thiết phải “làm việc” với UBND và tôi cũng phải căn cứ vào những văn bản này để tư vấn cho bạn đấy  ?

Nếu có ý kiến hay câu hỏi liên quan, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này, hoặc liên hệ riêng với chúng tôi để được tư vấn và giải đáp.