“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đã yêu cầu chứng thực.
Theo quy định tại Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 16/2/2015, Về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, Thủ tục chứng thực chữ ký được quy định như sau:
1. Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:
a) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng;
b) Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký.
2. Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định tại Khoản 1 điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
3. Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 điều này thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực.
4. Thủ tục chứng thực chữ ký được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
a) Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
b) Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
c) Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
d) Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
– Trình tự thực hiện:
Bước 1. Chuẩn bị đầy đủ văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký.
Bước 2. Trực tiếp đến nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân huyện. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
+ Nếu đầy đủ và hợp lệ thì tiếp nhận giải quyết.
+ Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc không hợp lệ thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đương sự bổ sung hồ sơ.
Bước 3. Cán bộ tư pháp của Phòng Tư pháp kiểm tra nhân thân và các giấy tờ có liên quan về người yêu cầu chứng thực chữ ký. Thực hiện chứng thực.
Bước 4. Trả kết quả cho đương sự và thu lệ phí.
– Cách thức thực hiện: Tại cơ quan hành chính.
– Thành phần hồ sơ:
+ Văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký do đương sự lập.
+ Xuất trình Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu của người yêu cầu chứng thực.
– Số lượng hồ sơ: Theo yêu cầu (ít nhất là 02 bộ).
– Thời hạn giải quyết: Thực hiện trong buổi làm việc. Trường hợp cần phải xác minh làm rõ nhân thân của người yêu cầu chứng thực thì thời hạn trên được kéo dài thêm nhưng không quá 03 ngày làm việc.
– Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân.
– Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Phòng Tư pháp hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã.
– Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Văn bản chứng thực.
– Yêu cầu và điều kiện thực hiện thủ tục hành chính: Người yêu cầu chứng thực phải có mặt và ký tên trước mặt người chứng thực.
