Mặc dù hiện nay doanh nghiệp có thể có nhiều người đại diện theo pháp luật. Tuy nhiên trong thực tế quản trị công ty vẫn cần đến việc ủy quyền người ký hồ sơ chứng từ, ký hóa đơn, ký hợp đồng hoặc làm việc với các bên thứ ba. Asadona xin bàn về các vấn đề liên quan đến người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp để khách hàng tham khảo.
Người đại diện theo ủy quyền trong luật doanh nghiệp 2014
Điều 15. Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức
1.
Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.
2.
Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc cử người đại diện theo ủy quyền thực hiện theo quy định sau đây:
a) Tổ chức là thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ có thể ủy quyền tối đa 03 người đại diện;
b) Tổ chức là cổ đông công ty cổ phần có sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông có thể ủy quyền tối đa 03 người đại diện.
3.
Trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức cử nhiều người đại diện theo ủy quyền thì phải xác định cụ thể phần vốn góp, số cổ phần, cho mỗi người đại diện. Trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty không xác định phần vốn góp, số cổ phần tương ứng cho mỗi người đại diện theo ủy quyền, phần vốn góp, số cổ phần sẽ được chia đều cho số lượng người đại diện theo ủy quyền.
4.
Việc chỉ định người đại diện theo ủy quyền phải bằng văn bản, phải thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được thông báo. Văn bản ủy quyền phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông;
b) Số lượng người đại diện theo ủy quyền và tỷ lệ cổ phần, phần vốn góp tương ứng mỗi người đại diện theo ủy quyền;
c) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của từng người đại diện theo ủy quyền;
d) Thời hạn ủy quyền tương ứng của từng người đại diện theo ủy quyền; trong đó ghi rõ ngày bắt đầu được ủy quyền;
đ) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và của người đại diện theo ủy quyền.
5.
Người đại diện theo ủy quyền phải có các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
a) Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
b) Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp;
c) Thành viên, cổ đông là công ty có phần vốn góp hay cổ phần do Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ không được cử vợ hoặc chồng, cha đẻ, cha nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột của người quản lý và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty làm người đại diện theo ủy quyền tại công ty khác;
d) Các tiêu chuẩn và điều kiện khác do Điều lệ công ty quy định.
Người đại diện theo ủy quyền để giao dịch với cơ quan thuế
Trường hợp công ty ủy quyền người thay mặt giao dịch với cơ quan thuế, trước đây bộ tài chính đã có thông tư 28/2011/TT-BTC quy định như sau:
Điều 6. Giao dịch với cơ quan thuế
Người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế trực tiếp ký hoặc giao cho cấp phó của mình ký thay trên các văn bản, hồ sơ giao dịch với cơ quan thuế thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. Việc giao ký thay phải được quy định bằng văn bản và lưu tại doanh nghiệp.
Uỷ quyền trong giao dịch với cơ quan thuế
– Người đại diện theo pháp luật của người nộp thuế có thể uỷ quyền cho cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền các văn bản, hồ sơ giao dịch với cơ quan thuế.
– Người nộp thuế là cá nhân có thể uỷ quyền cho tổ chức, cá nhân khác (trừ trường hợp đại lý thuế thực hiện theo khoản 3 Điều này) được thay mặt mình thực hiện giao dịch với cơ quan thuế thì phải có văn bản uỷ quyền theo Bộ luật dân sự.
– Văn bản uỷ quyền phải quy định cụ thể thời hạn, phạm vi uỷ quyền. Văn bản uỷ quyền phải gửi cơ quan thuế cùng văn bản, hồ sơ giao dịch lần đầu trong khoảng thời gian uỷ quyền.
Hồ sơ thông báo với cơ quan thuế về người được ủy quyền giao dịch
Trường hợp chủ tịch hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật ủy quyền cho giám đốc làm người giao dịch. Hồ sơ cần chuẩn bị:
Biên bản họp hội đồng quản trị (trường hợp công ty cổ phần).
Quyết định bổ nhiệm giám đốc (hoặc hợp đồng lao động nếu là giám đốc thuê ngoài hoặc điều lệ nếu vị trí này đã được quy định trong điều lệ).
Văn bản ủy quyền.
CMND người được ủy quyền.
Ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và CMND người đi nộp hồ sơ.
Giấy ĐKKD của công ty.
Đây là hồ sơ mặc định. Nếu có yêu cầu khác cán bộ thuế tiếp nhận hồ sơ sẽ hướng dẫn thêm.
