Mô hình Văn phòng công chứng đã có từ rất lâu trên thế giới, còn ở Việt Nam, Văn phòng công chứng chỉ xuất hiện sau khi Luật Công chứng năm 2006 có hiệu lực pháp luật. Đây là lần đầu tiên Việt Nam thừa nhận một mô hình Văn phòng công chứng, tồn tại song song bên cạnh Phòng Công chứng, là một trong hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng được quy định tại Điều 23 của Luật Công chứng.
Có thể nói, sự ra đời của Luật Công chứng 2006, với chủ trương chuyển giao, sắp xếp lại thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ của các cơ quan tổ chức có thẩm quyền công chứng, cũng như việc luật hóa mô hình Văn phòng công chứng đã đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng ở nước ta hiện nay, là bước ngoặt quan trọng trong lĩnh vực công chứng. Luật Công chứng là cơ sở pháp lý để nhà nước quản lý các giao dịch dân sự và thúc đẩy chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng.
Việc thành lập các Văn phòng công chứng
Việc thành lập các Văn phòng công chứng ở nước ta được xuất phát từ những lý do sau đây:
– Thực tiễn hoạt động của công chứng trong thời gian qua cho thấy, nhu cầu công chứng của tổ chức cá nhân ngày một tăng cao trong khi sự phát triển của các Phòng Công chứng không theo kịp, dẫn đến quá tải. Công chứng viên là công chức nhà nước nên việc phát triển đội ngũ Công chứng viên gặp rất nhiều khó khăn do thiếu biên chế, kinh phí, cơ sở vật chất từ đó dẫn đến việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng không theo kịp sự phát triển về nhu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân. Đồng thời, thực hiện chủ trương xã hội hoá công chứng đã được đề ra trong Nghị quyết số 49-NQ/TW của Bộ Chính trị là “Xây dựng mô hình QLNN về công chứng theo hướng Nhà nước chỉ tổ chức cơ quan công chứng thích hợp; có bước đi thích hợp để từng bước xã hội hoá công việc này”.
– Nền kinh tế nước ta chuyển từ tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế thị trường thì việc phải thay đổi cách làm, cách nghĩ bằng chủ trương xã hội hoá là chủ trương rất lớn mà Đại hội lần thứ X đặt ra và điều đó là phù hợp. Trong xây dựng nhà nước pháp quyền nhà nước không thể ôm tất cả, cơ quan nhà nước chỉ làm những gì đích thực mình phải làm, còn lại nhà nước phải trở thành bà đỡ cho các hoạt động khác trên cơ sở ban hành chính sách pháp luật.
– Việc quy định Văn phòng công chứng do Công chứng viên không phải là công chức nhà nước thành lập phù hợp với mô hình công chứng Latin, phù hợp với xu thế phát triển của công chứng nhiều nước trên thế giới; Công chứng viên không phải là công chức nhà nước nhưng do nhà nước bổ nhiệm, miễn nhiệm. Văn phòng công chứng không phải là cơ quan hành chính nhà nước. Một số nước theo mô hình công chứng nhà nước thuần tuý trước đây cũng dần dần chuyển đổi và tồn tại và cả hai mô hình công chứng nhà nước và công chứng hành nghề tự do như Trung Quốc, Nga, Ba Lan…
Xuất phát từ những lý do trên, Điều 26 Luật Công chứng đã quy định về Văn phòng công chứng như sau:
- Văn phòng công chứng do Công chứng viên thành lập. Văn phòng công chứng do một Công chứng viên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình DNTN. Văn phòng công chứng do hai Công chứng viên trở lên thành lập được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh. Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là Công chứng viên.
- Văn phòng công chứng có trụ sở, có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ kinh phí đóng góp của Công chứng viên, phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác. Chính phủ quy định con dấu của Văn phòng công chứng.
- Tên gọi của Văn phòng công chứng do Công chứng viên lựa chọn nhưng phải bao gồm cụm từ “Văn phòng Công chứng”, không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác, không được sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Từ quy định của pháp luật trên đây, có thể hiểu một cách khái quát: Văn phòng công chứng là doanh nghiệp, trong đó có ít nhất một công chứng viên trở lên thành lập, được tổ chức theo loại hình DNTN hoặc Công ty Hợp danh, thực hiện các hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật.
Có thể nói, Văn phòng công chứng ra đời đánh dấu một bước phát triển xã hội hóa, xoá bỏ độc quyền của nhà nước trong lĩnh vực công chứng. Trong quá trình đó, nhà nước rút dần khỏi việc trực tiếp cung ứng dịch vụ công chứng, tiến tới chuyển giao hẳn cho các chủ thể phi nhà nước thực hiện, nhà nước chỉ đóng vai trò duy nhất là người thực hiện QLNN. Vì đây là mô hình hoàn toàn mới, chưa có tiền lệ, nên việc tổ chức thực hiện việc quản lý không tránh khỏi những bỡ ngỡ. Trong giai đoạn đầu của quá trình cải cách, song song tồn tại hai hệ thống bên cạnh các Phòng Công chứng nhà nước đã thành lập, với các Công chứng viên nhà nước là các Văn phòng công chứng mới thành lập, dần được nhân rộng với các Công chứng viên hành nghề tự do, đặt dưới sự quản lý bằng pháp luật của nhà nước.
Mặc dù còn nhiều khó khăn trong tổ chức, hoạt động, song trong giai đoạn đầu của quá trình chuyển đổi nền kinh tế của đất nước, Văn phòng công chứng thực sự đã góp phần tạo môi trường pháp lý cho các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại phát triển, phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật, tạo sự ổn định cho xã hội. Điều quan trọng hơn là sự ra đời của Văn phòng công chứng đã góp phần mở rộng dân chủ, tạo điều kiện để người dân bước đầu hình thành ý thức sử dụng các công cụ pháp lý, biện pháp hợp pháp để bảo vệ mình trong đời sống dân sự; tạo cho người dân ý thức, trách nhiệm tốt hơn khi tham gia giao lưu dân sự, kinh tế, thương mại.
