Hàng năm, Việt Nam tiêu thụ hàng trăm triệu tấn giấy in, bất cứ thủ tục gì cơ quan nhà nước cũng đòi xuất trình tờ giấy có mộc đỏ, đôi lúc đã có bản chính còn đòi nộp bản sao chứng thực của công chứng để lưu mới chịu. Từ cách làm lạc hậu không có thông tin điện tử nên dẫn đến tệ nạng làm giả bằng cấp, giấy tờ nhân thân, giấy tờ tài sản; từ tư duy không ai tin ai (sợ trách nhiệm) dẫn đến cơ quan nào, ngành nào cũng đòi hỏi nhiều giấy tờ chứ không giám dùng thông tin, dữ liệu điện tử. Mất bản chính giấy tờ về tài sản như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng), đăng ký xe ô tô xem như điều tai họa vì thủ tục cấp lại nhiêu khê và không làm được việc gì vì đi đâu cũng đòi bản chính. Vụ việc Ngân hàng giữ bản chính đăng ký xe ô tô khi thế chấp, người dân bị Công an đòi xem bản chính nếu không sẽ xử phạt là một điển hình của của sự lạc hậu, cứng nhắc trong thủ tục hành chính của nước ta vì ai cũng đòi giữ “tờ giấy có mộc đỏ” trong khi chỉ có một bản chính mà không chấp nhận các hình thức chứng cứ chứng minh khác.
Dữ liệu điện tử thay thế văn bản giấy là một giải pháp cải cách hành chính, giúp quản lý xã hội khoa học, giảm chi phí. Bên cạnh việc đầu tư xây dựng cơ sở dữ liệu thì cũng cần hoàn thiện quy định pháp luật về giao dịch điện tử, dữ liệu điện tử để đảm bảo việc sử dụng dữ liệu điện tử có giá trị thay văn bản giấy và tuyên truyền cho cơ quan nhà nước, người dân có thói quen trong việc sử dụng giao dịch điện tử và dùng dữ liệu điện tử trong các thủ tục hành chính.
Hiện nay nước ta đã ban hành những văn bản nói về giá trị pháp lý của dữ liệu điện tư như quy định về hình thức giao dịch dân sự tại Điều 19 của BLDS 2015 có quy định “Giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử được coi là giao dịch bằng văn bản”, Điều 95 của BLTT DS 2015 quy định quy định về xác định chính cứ có quy định: “Thông điệp dữ liệu điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”
Đặc biệt, nước ta đã ban hành: Luật giao dịch điện tử năm 2005, trong đó có quy định tại Điều 12 và Điều 13 của luật này về giá trị pháp lý của thông điệp điện tử có giá trị như văn bản và có giá trị như bản gốc.
Luật giao dịch điện tử 2005 có lẽ ít ai biết đến vì thói quen của chúng ta vẫn là giao dịch văn bản giấy và thủ tục tại cơ quan hành chính thường đòi văn bản giấy tờ, có đóng dấu. Tuy nhiên, từ quy định của Luật giao dịch điện tử hiện nay một số lĩnh vực đã có những hướng dẫn ứng dụng giao dịch điện tử và khẳng định giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử có giá trị như văn bản giấy, cụ thể như trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp: Điều 5 của Thông tư 01/2013/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp quy định rõ: .” Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (Giấy chứng nhận đăng ký điện tử) có giá trị pháp lý như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện bằng bản giấy do Phòng Đăng ký kinh doanh cấp cho doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện.”
Trong lĩnh vực Bảo hiểm xã hội cũng quy định rõ giá trị của thông tin dữ liệu điện tử về BHXH có giá trị như bản giấy: Điều 7 của NĐ 166/2016/NĐ-CP ngày 24/12/2016 quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT..: “Chứng từ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như hồ sơ, chứng từ, thông báo và các văn bản băng giấy theo quy định của pháp luật.”
Hiện nay tại TP.HCM, nhiều trường hợp người dân muốn Công chứng viên chứng thực bản sao từ bản chính là dữ liệu điện tử trên các trang thông tin của cơ quan nhà nước, ví dụ như: thông tin đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia; Thông tin quá trình đóng BHXH trên Trang thông tin của BHXH Tp.HCM. Trong cuộc hợp giao ban nghiệp vụ của Sở Tư pháp Tp.HCM về công chứng cũng đã đề cập vấn đề chứng thực bản sao từ bản chính là các bản kê khai, xác nhận bằng dữ liệu điện tử nhưng phải chờ xin ý kiến Bộ Tư pháp hướng dẫn.
Khi nhu cầu sử dụng dữ liệu điện tử ngày càng lớn và là xu thế tất yếu, để tạo điều kiện cho người dân khi không còn bản gốc bằng văn bản giấy thì liệu CCV có chứng thực bản sao là văn bản được in ra từ dữ liệu điện tử hợp pháp trên những trang thông tin của cơ quan nhà nước và có quy định pháp luật rõ ràng là dữ liệu điện tử trong trường hợp đó là bản chính và có giá trị như văn bản giấy hay không?. Đa số CCV còn ngại do sợ chịu trách nhiệm vì từ trước đến giờ vẫn quen bản chính phải là bản giấy có chữ ký và đóng dấu và cho rằng dữ liệu điện tử có thể thay đổi, không có chữ ký, đóng dấu thì không thể hiện được văn bản của cơ quan, tổ chức, việc này cần có sự hướng dẫn thêm của Bộ Tư pháp.
Thực tế cũng thấy một số tài liệu ở các nước khác được đưa qua sử dụng tại Việt Nam, CCV của nước ngoài chứng thực bản sao là trang giấy in từ bản gốc là dữ liệu nhìn thấy từ trang thông tin điện tử. Theo tác giả, chúng ta hoàn toàn có thể chứng thực bản sao từ bản chính là dữ liệu điện tử vì quy định pháp luật hiện nay đã thể hiện rõ giá trị của dữ liệu điện tử trong một số trường hợp cụ được xem là bản chính, có giá trị thay bản chính. Việc cơ quan nhà nước cung cấp thông tin dữ liệu điện tử trong các lĩnh vực mà pháp luật đã có quy định sử dụng giao dịch, dữ liệu điện tử phải được hiểu là cơ quan đó đã ban hành văn bản dưới hình thức dữ liệu điện tử thay thế cho việc ký tên, đóng dấu.
Một vấn hiện nay đặt ra là cần có quy định pháp luật rõ hơn để cơ quan, tổ chức phải sử dụng dữ liệu điện tử trong các thủ tục hành chính và tạo thói quen cho người dân sử dụng dữ liệu điện tử thay văn bản giấy. Quy định sử dụng dữ liệu điện tử có thể thay thế bản chính trong lĩnh vực đăng ký xe ô tô, nhà đất, tài sản khác… tiến dần đến bỏ quy định buộc xuất trình bản chính trong các thủ tục hành chính mà khi cần chỉ cần chỉ cần lưu giữ bảo sao từ dữ liệu điện tử.
Một ngày đẹp trời nào đó, khi nước ta có Cơ sở dữ liệu công dân quốc gia và cơ sở các dữ liệu việc đăng ký nhà đất, xe ô tô… nếu bạn muốn có giấy xác nhận nhân thân: khai sinh, kết hôn, độc thân, lý lịch tư pháp, muốn chứng minh chủ tài sản….bạn chỉ cần truy cập lấy thông tin để sử dụng, nếu nơi nào cần văn bản giấy thì bạn chỉ cần ra Công chứng viên chứng thực bản sao (sao y) từ bản chính là dữ liệu điện tử thể hiện trên cơ sở dữ liệu chứ không phải chờ đợi, xin cho, khi đó có lẽ cũng không còn đất sống cho bọn làm giả giấy tờ giả để lừa đảo, ra đường không sợ Công an phạt vì không có bản chính giấy tờ, Ngân hàng cũng không phải lo giữ bản chính giấy tờ tài sản vì chẳng còn cần đến bản chính giấy tờ cũng có thể giao dịch được.
