Việc công chứng các giao dịch dân sự như mua bán, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, ủy quyền… đang trở nên ngày càng cần thiết trong xã hội hiện nay. Ngoài những loại giao dịch, hợp đồng, văn bản mà luật quy định bắt buộc phải công chứng, thì đối với các loại văn bản khác không bắt buộc, nhu cầu công chứng của người dân cũng ngày càng nhiều. Việc công chứng sẽ giúp cho các giao dịch được an toàn, chặt chẽ, đúng pháp luật và hạn chế rất nhiều rủi ro cũng như tranh chấp. Tuy nhiên thì khi đi công chứng, bạn cũng có thể gặp một số vấn đề mà bạn thấy thắc mắc, thậm chí có cảm giác “khó chịu”. Bài viết hôm nay tôi sẽ chia sẻ về vấn đề này.
1. Tại sao sổ hộ khẩu ghi cha, mẹ, vợ, chồng, con rồi mà vẫn phải có đăng ký kết hôn hay giấy khai sinh?
Đó là vì sổ hộ khẩu chỉ được coi là giấy tờ có căn cứ để chứng minh được duy nhất một điều, đó là địa chỉ thường trú của bạn ở đâu. Khi bạn thay đổi địa chỉ thường trú, chuyển đi nơi khác, từ nơi khác đến hoặc nhà nước có thay đổi địa giới hành chính(từ phường này sang phường khác, tổ này sang tổ khác…)thì sẽ được cập nhật ngay trong hộ khẩu của bạn. Nhưng còn các thông tin khác thì sao? Bạn lấy vợ / chồng, sau đó vợ / chồng bạn nhập hộ khẩu chung với bạn, rồi đến một ngày không may, hai vợ chồng bạn ly hôn, nhưng trên hộ khẩu vẫn sẽ ghi vợ, chồng nếu như bạn không tự mang hộ khẩu đi cập nhật thông tin. Nhưng khi một người đã ly hôn rồi thì chắc chắn sẽ phải nộp lại giấy đăng ký kết hôn bản gốc, do đó công chứng viên sẽ phải yêu cầu Giấy đăng ký kết hôn thì mới là căn cứ chính xác để xác định mối quan hệ vợ chồng, mà không phải là hộ khẩu(tất nhiên các trường hợp cố tình nói dối, che dấu thông tin thì … chịu).
Hoặc một trường hợp khác tôi đã gặp như sau: Ông A là chủ hộ, có vợ là bà B, do ông bà không có con nên đã nhận nuôi chị C từ nhỏ (không đăng ký con nuôi, không có giấy khai sinh), ông bà đã nhập hộ khẩu cho chị C vào hộ khẩu nhà mình, trong hộ khẩu ghi mối quan hệ giữa chị C và chủ hộ là: con. Trường hợp này nếu công chứng viên chỉ căn cứ vào hộ khẩu thì có thể sẽ xác định sai mối quan hệ, và dẫn đến hậu quả là văn bản công chứng bị vô hiệu.
Hay một trường hợp khác phổ biến hơn, đó là cho các cháu nhỏ là họ hàng nhập khẩu để đi học đúng tuyến, trường hợp này, trong nhiều quyển hộ khẩu cũng ghi mối quan hệ với chủ hộ là: cháu, giống y như cháu nội, cháu ngoại ruột.
Vậy đó, đó là lý do tại sao có sổ hộ khẩu ghi đầy đủ thông tin rồi mà bạn vẫn phải cung cấp các giấy tờ khác. Hộ khẩu không thể thay thế cho Giấy đăng ký kết hôn hay Giấy khai sinh được.
2. Tại sao lại bắt tôi phải cung cấp những giấy tờ… đó?
Câu hỏi nghe có vẻ vô lý, nhưng thực ra là vẫn có và chuyện bạn hỏi những câu tương tự khi đi công chứng cũng là chuyện bình thường. Đó là những trường hợp mà bạn coi đó là sự thật hiển nhiên nhưng với công chứng viên thì lại không phải như vậy. Tình huống này thường hay xảy ra khi làm thủ tục khai nhận di sản thừa kế. Chẳng hạn, ông bà bạn mất để lại tài sản nhưng không để lại di chúc, vậy là tài sản đó phải chia theo pháp luật. Do đó hàng thừa kế thứ nhất sẽ có bố, mẹ đẻ của ông bà bạn, mà nếu các cụ còn sống thì chắc cũng phải trên 100 tuổi rồi. Vậy là bạn coi hiển nhiên là các cụ đã mất rồi. Nhưng vấn đề là công chứng viên không thể nào cũng hiển nhiên coi là như vậy. Họ không thể xác nhận một người là còn sống hay đã mất mà chỉ dựa vào lời nói của người thân của người đó. Nhỡ không may có trường hợp tuy cụ đã 100 tuổi những vẫn còn sống ở quê chẳng hạn, công chứng viên và bạn hoàn toàn không biết nhau từ trước, vậy nên tất nhiên họ phải căn cứ vào các giấy tờ để xác minh sự thật và đảm bảo an toàn cho các giao dịch.
3. Tại sao sổ đỏ có từng này người thôi mà lại liên quan đến những người khác?
Vẫn là một trường hợp thường liên quan đến thủ tục khai nhận thừa kế, khi mà một người có tên trên sổ đỏ mất nhưng không để lại di chúc, vì vậy tài sản của họ sẽ được chia theo pháp luật cho tất cả những người thuộc hàng thừa kế thứ nhất (bố, mẹ, vợ, chồng, con), mà những người này không phải ai cũng có tên trên sổ đỏ. Nhưng khi làm văn bản thừa kế, họ vẫn phải có mặt và ký vào văn bản.
4. Tại sao lại phải lăn tay (điểm chỉ)?
Thực ra điểm chỉ vào văn bản công chứng không phải là quy định bắt buộc. Trong Luật Công chứng có 1 quy định là Việc điểm chỉ có thể thực hiện đồng thời với việc ký khi Công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.
Việc gần như tất cả các văn phòng công chứng đều yêu cầu khách hàng điểm chỉ là hoàn toàn đúng đắn và có như vậy mới đảm bảo được quyền lợi cho các bên trong giao dịch. Bởi vì thực tế là thời buổi bây giờ cái gì cũng có thể làm giả được, từ sổ đỏ, CMND cho đến phẫu thuật thẩm mỹ để làm lại khuôn mặt. Nhưng chỉ có dấu vân tay là không thể nào làm giả được, nếu có cũng sẽ cực kỳ tinh vi và tốn kém. Vì vậy, cách xác thực tốt nhất để biết được có đúng là “người thật, việc thật” hay không chính là xác định bằng dấu vân tay. Sau này nếu có tranh chấp hay ra tòa phân xử cũng vậy, dấu vân tay trong hợp đồng sẽ là căn cứ chính xác nhất để xác định người giao dịch trong hợp đồng là ai.
Chính vì vậy, bạn đừng khó chịu khi công chứng viên yêu cầu bạn lăn tay (điểm chỉ) bởi vì đó là họ đang muốn bảo đảm sự an toàn trong giao dịch và quyền lợi của bạn mà thôi.
5. Tại sao cùng một giao dịch giống nhau mà các văn phòng công chứng lại yêu cầu các giấy tờ khác nhau?
Đây là thực tế rất phổ biến đối với các giao dịch công chứng. Khi bạn mang một bộ hồ sơ đến VPCC A thì họ yêu cầu bạn phải có các giấy tờ như thế này, nhưng khi bạn mang cùng bộ hồ sơ đó đến VPCC B, thì họ lại có thể thêm, bớt hoặc thay thế một số giấy tờ khác cho bạn.
Điều này cũng hết sức bình thường thôi, và cũng hoàn toàn hợp pháp. Bởi vì, pháp luật có quy định mở đối với một số loại giấy tờ, tức là nếu không có giấy tờ này thì bạn có thể thay thế bằng giấy tờ khác có giá trị tương đương. Việc thay thế như thế nào sẽ do công chứng viên quyết định dựa vào khả năng và quan điểm đánh giá rủi ro của công chứng viên đó
Chẳng hạn, pháp luật có quy định: giấy tờ chứng minh một người là đã chết, thì giấy tờ “chuẩn” nhất đó là Giấy chứng tử, nhưng không phải ai khi mất cũng có giấy chứng tử. Vậy giấy tờ thay thế cho Giấy chứng tử có thể là gì? Lúc đó, có công chứng viên sẽ chấp nhậnĐơn xin xác nhận có đóng dấu và xác nhận nội dung đơn của UBND cấp xãhay Đơn xác nhận phần mộ của người mất, có xác nhận của người quản trang và đóng dấu của UBND cấp xã…nhưng cũng có công chứng viên yêu cầu bạn phải xin được đúng Giấy chứng tử.
Việc yêu cầu bạn cung cấp hoặc thay thế giấy tờ nào sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào quan điểm và đánh giá của công chứng viên đó về việc sự việc và con người trong giao dịch có mức độ đáng tin cậy như thế nào và mức độ an toàn của giao dịch khi sử dụng giấy tờ thay thế là bao nhiêu.
Việc cho phép khách hàng công chứng sử dụng các giấy tờ thay thế thực ra là những cách mà các công chứng viên áp dụng để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân đến công chứng, mặc dù điều đó cũng đồng nghĩa với việc công chứng viên sẽ phải chịu rủi ro cao hơn.
Thêm 1 trường hợp khiến các giấy tờ yêu cầu cung cấp khác nhau đó là việc sau khi công chứng, bạn sẽ phải nộp hồ sơ cho các cơ quan hành chính nhà nước (thường gọi là bộ phận một cửa). Mà quy định thủ tục tại các cơ quan nhà nước và bộ phận một cửa có phần khác nhau, có thể cùng một loại giao dịch (mua bán, chuyển nhượng, tặng cho…) nhưng ở quận A yêu cầu phải có giấy tờ này, quận B chỉ cần có giấy tờ khác… Các công chứng viên với kinh nghiệm của mình cũng sẽ biết được điều này, vậy nên nhiều trường hợp họ sẽ yêu cầu bạn cung cấp theo đúng hồ sơ nộp tại cơ quan nhà nước để giúp cho bạn đỡ phải đi lại nhiều lần mặc dù chưa chắc công chứng viên đã cần những giấy tờ đúng như vậy.
Vậy nên, bạn cũng đừng thấy bức xúc hay khó chịu về điều này nhé mà còn nên cảm ơn và thông cảm cho các công chứng viên nữa.
Đó là một số vấn đề mà những người đi công chứng thường thắc mắc. Những vấn đề này tôi rút ra được khi làm việc và tiếp xúc với khách hàng và các công chứng viên. Nếu bạn thấy còn vấn đề gì khác khi đi công chứng, các bạn có thể gửi phản hồi ở dưới bài viết này hoặcliên hệ riêngvới chúng tôi để được tư vấn và giải đáp.
